Abgabe der Abrechnung
Die Abrechnung vertragsärztlicher bzw. –psychotherapeutischer Leistungen erfolgt gegenüber der KV Saarland mittels KV-SafeNet. Die Übermittlung der Abrechnungsdaten hat beginnend für das dritte Quartal 2013 leitungsgebunden elektronisch nach den Vorgaben der „KBV-Richtlinien für den Einsatz von IT-Systemen in der Arztpraxis zum Zwecke der Abrechnung gemäß § 295 Abs. 4 SGB V in der jeweils aktuellen Fassung zu erfolgen.
Ausschließlich für Nichtvertragsärzte (Privatärzte) die Leistungen im organisierten Notfalldienst erbringen, ist eine manuell erstellte Abrechnung möglich. Die KV Saarland erhebt in diesem Fall einen aufwandsbezogenen Zuschlag.
Für die Einreichung der Abrechnung auf konventionellen Datenträgern muss eine Ausnahmegenehmigung bei der KV Saarland beantragt werden. Anschließend wird Ihre Abrechnung durch die KV Saarland eingelesen und online übertragen. Für diese Dienstleistung wird eine Gebühr von 100 € je Quartal berechnet.
Online Abrechnung
Alle abrechnenden Vertragsärzte/Psychotherapeuten können bis zum Ende der jeweiligen Abgabefrist vorläufige Testabrechnungen über KV-SafeNet online zur Überprüfung einsenden. Im Rahmen der 1-Click-Abrechnung besteht die Möglichkeit die Abrechnung als Endabrechnung zu markieren, dennoch muss sie im Online-Portal, wie gewohnt durch Markierung freigegeben werden.
Regelwerk
Das Regelwerk der KV Saarland unterstützt die Überprüfung der Quartalsabrechnungen und korrigiert ggf. mit Hilfe von Hartregeln die Datensätze der über 2.000 niedergelassenen Ärzte und Psychotherapeuten im Saarland. Die Umsetzung findet hierbei in ungefähr 70 Regelwerken statt, die alle zur Abrechnungsbearbeitung notwendigen Bereiche steuern. Eine automatische Beregelung erfolgt aktuell zu ca. 90 Prozent.
Zusätzlich wurde durch den Einsatz des Regelwerkes die Möglichkeit geschaffen, im Rahmen der Online-Bearbeitung Testabrechnungen des aktuellen Abrechnungsquartals einzureichen, die dann jeweils nach der Onlineversendung sofort beregelt werden und mit den entsprechenden Abrechnungshinweisen/-fehlern dem Arzt als Online-Rückmeldung angezeigt werden. Hierdurch besteht die Möglichkeit, die Abrechnung im laufenden Quartal vor Ort in der Praxis auf Fehler überprüfen zu lassen.
Aufbau eines Regelwerkes
Im Regelwerk werden Mengen dazu verwendet, Daten zu speichern. Auf diese Daten kann durch verschiedene Regeln zugegriffen werden. Hier können zum einen die Gebührennummern ganzer EBM-Kapitel oder nur von bestimmten Auszügen gespeichert werden und anschließend in Ausschlussregeln verwendet werden. Dies macht es möglich, nicht alle Ziffern eines EBM-Kapitels in die Regeln übernehmen zu müssen. Bsp: 02342 nicht neben Kapitel 5.3 und 5.4 in der Sitzung.
Regelwerks-Hinweise sind Meldungen die hauptsächlich bei Zusammenhängen angewandt werden, bei denen eine automatische Beregelung nicht möglich ist, da hier eine Abklärung mit der Arztpraxis notwendig sein kann. Bei Fehlern ist im Gegensatz zu Hinweisen eine Bereinigung zwingend erforderlich. Eine Weiterverarbeitung der Abrechnung ohne Bearbeitung der Fehlermeldungen ist nicht möglich. Sie werden auch als Meldung in die Abrechnung hinzugesetzt.
Unter Hartregeln versteht man die automatische Bearbeitung eines Sachverhaltes in einer Abrechnung durch das Regelwerk. Hier können sowohl Gebührenordnungspositionen abgesetzt werden, weil sie gegen Abrechnungsbestimmungen verstoßen, als auch umgesetzt werden in eine andere Gebührenordnungsposition, beispielsweise in die altersbedingte Umsetzung von Versichertenpauschalen. Auch bei Hartregeln werden Meldungen in die Abrechnung gesetzt, die einen Aufschluss darüber geben, aus welchem Grund die Abrechnung entsprechend automatisch bearbeitet wurde.
Abgabe einer Testabrechnung
Ihre Testabrechnungen können Sie in jedem Quartal jeweils ab dem ersten Tag des 2. Monats im Quartal über SafeNet einreichen. (z.B.: 1.Quartal – ab dem 01. Februar – bis zum Ende der Abgabefrist – auch eine mehrfache tägliche Abgabe ist möglich)
Abgabe der endgültigen Abrechnung
Abgabefristen der endgültigen Abrechnungsdatei Online über KV-SafeNet oder auf einem Datenträger:
Abrechnungszeitraum eines Kalenderjahres: 1. Januar bis 31. März
Termin zur Abrechnungsabgabe: 10. April
2. Quartal
Abrechnungszeitraum eines Kalenderjahres: 1. April bis 30. Juni
Termin zur Abrechnungsabgabe: 10. Juli
3. Quartal
Abrechnungszeitraum eines Kalenderjahres: 1. Juli bis 30. September
Termin zur Abrechnungsabgabe: 10. Oktober
4. Quartal
Abrechnungszeitraum eines Kalenderjahres: 1. Oktober bis 31. Dezember
Termin zur Abrechnungsabgabe: 10. Januar des Folgejahres
Fällt der Abgabetermin auf einen Sonntag oder Feiertag, so verlängert sich die Abgabefrist auf den jeweils nächsten Werktag. Nach Ablauf der Abgabefrist oder nach der endgültigen Freigabe Ihrer Abrechnungsdatei wird das Einsendeportal des jeweiligen Quartals gesperrt.
Beantragung einer Fristverlängerung
Die KV Saarland kann im Einzelfall eine Verlängerung der Abgabefrist gewähren. Dies kann nur in einem engen Zeitrahmen erfolgen und muss zwingend vor Fristende schriftlich beantragt werden. Eine Verlängerung ist nur nach schriftlicher Zusage durch die KV Saarland gültig.
Der Antrag muss vor Ablauf der Abgabefrist gestellt werden. Bitte verwenden Sie hierfür das Formular: “Antrag auf Verlängerung der Frist zur Abgabe der Abrechnung”, welches Sie im Downloadbereich finden.
Senden Sie Ihren Antrag bitte
- per Kontaktformular: Thema “Abrechnung/ …”
oder - per Fax an: 0681/ 99837-490
Zusätzliche Verwaltungskosten bei Überschreiten der Abgabefrist
Für Abrechnungen, die ohne hinreichende Begründung nicht termingerecht oder im Sinne von § 4 Absatz. (2b) der Abrechnungsbestimmungen der KV Saarland unvollständig eingereicht werden, werden folgende zusätzliche Verwaltungskosten in Rechnung gestellt:
bei Überschreitung des in Absatz 2 Buchstabe a. der Abrechnungsbestimmungen der KV Saarland geltenden festgesetzten Termins um mehr als 1 Woche: 10%
bei Überschreitung des in Absatz 2 Buchstabe a. der Abrechnungsbestimmungen der KV Saarland geltenden festgesetzten Termins um mehr als 2 Wochen: 20%
Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in den Abrechnungsbestimmungen der KV Saarland.
Online-Abrechnung- welche Unterlagen sind noch in Papierform einzureichen?
Sammelerklärung: eine aktuell gültige Sammelerklärung, komplett ausgefüllt und unterschrieben nach § 2 Absatz 2 der Abrechnungsbestimmungen der KV Saarland. In einer BAG unterschreibt jeder Praxispartner die Sammelerklärung, in einem MVZ unterschreibt nur der ärztliche Leiter. Die Sammelerklärung kann im Online-Portal ausgefüllt werden, muss allerdings zur Unterschrift ausgedruckt werden. Anschließend können Sie uns diese per Fax 0681/ 99837490 oder Post (z.H. Dezernat Vergütung) zukommen lassen.
Leistungsbescheide der Krankenkasse: gültige(r) Leistungsbescheid(e) der leistungspflichtigen Krankenkasse für alle Patienten, bei denen in der Honorarabrechnung die Apheresen als extrakorporales Hämotherapieverfahren (LDL-Apherese) abgerechnet wurde.
Abrechnungsscheine der sonstigen Kostenträger: siehe “Abrechnungsmodalitäten sonstige Kostenträger” im Download
Folgende Unterlagen werden nicht mehr in Papierform benötigt und verbleiben in Ihrer Praxis:
Fallzahlstatistik und KBV-Prüfmodul, Versichertennachweis der Krankenkasse.
Das Ersatzverfahren (Bundesmantelvertrag, Anlage 4a)
Grundsätzlich ist jeder Versicherte verpflichtet, vor Beginn der Behandlung seine elektronische Gesundheitskarte (eGK) vorzulegen. Fehlt die Karte oder ist sie ungültig, so hat der Patient zehn Tage Zeit, um den Versichertennachweis der entsprechenden Krankenkasse nachzureichen. Das Ersatzverfahren ist in diesem Fall nicht möglich (Ausnahme: Notfallbehandlung).
In einigen Situationen ist es jedoch nicht möglich eine elektronische Gesundheitskarte einzulesen. Im Folgenden haben wir die derzeit geltenden Bestimmungen des Bundesmantelvertrages (BMV) bei der Anwendung des sog. „Ersatzverfahrens“ zusammengefasst (siehe im Download oder Link).
Für die Abrechnung ambulanter Leistungen ist als Nachweis über die Versicherung des Patienten grundsätzlich das Einlesen der gültigen elektronischen Gesundheitskarte (eGK) erforderlich.
Bei Kindern bis zum vollendeten dritten Lebensmonat, für die noch keine elektronische Gesundheitskarte (eGK) der Krankenkasse oder ein ersatzweiser Anspruchsnachweis vorliegt, wenden Vertragsarztpraxen das Ersatzverfahren an. Dazu werden folgende Daten erhoben:
• Bezeichnung der Krankenkasse, bei dem das Kind versichert ist
• Name und Geburtsdatum des versicherten Kindes
• Versichertenart
• Postleitzahl des Wohnorts
• Nach Möglichkeit die Versichertennummer des Kindes
(Auf Empfehlung der KV Saarland, die Versichertennummer des Elternteils, über die das Kind versichert sein wird)
• Begründungstext „Versichertennachweis liegt vor“ im Begründungsfeld (Feldkennung 5009) bei der Quartalsabrechnung angeben
Durch eine Unterschrift auf dem Abrechnungsschein (Vordruckmuster 5) ist von einem Elternteil zu bestätigen, dass das Kind gesetzlich krankenversichert ist. Dies gilt nicht für das Vordruckmuster 19 (Notfall-/Vertretungsschein), sofern es im Notfalldienst versendet wird.
Zusätzlich empfiehlt die KV Saarland den Versichertennachweis, alternativ die Anmeldung des Kindes bei der entsprechenden Krankenkasse in der Praxis aufzubewahren. Ist das Einlesen der eGK bis zum Ende eines Quartals möglich, so kann dies unabhängig der Anwendung des Ersatzverfahrens erfolgen.
Die Sammelerklärung
Die Sammelerklärung ist ein fester Bestandteil der Abrechnung (§ 2 Absatz 2 der Abrechnungsbestimmungen der KV Saarland). Sie ersetzt die Einzelunterschriften auf den Behandlungsausweisen. Der Vertragsarzt erklärt mit der Sammelerklärung, dass die abgerechneten Leistungen persönlich oder durch den Urlaubs- bzw. Krankheitsvertreter oder den angestellten Arzt/Assistenten erbracht wurden. Des Weiteren versichert der Unterzeichner mit seiner Unterschrift die sachliche Richtigkeit der Abrechnung. Infolgedessen liegt eine vollständige Abrechnung nur dann vor, wenn die Sammelerklärung ordnungsgemäß ausgefüllt, sowie unterschrieben ist und in Verbindung (in schriftlicher Form per Post oder Fax) mit der Online-Abrechnung bis zur entsprechenden Frist eingereicht wurde. Wir bitten Sie, nur das aktuelle Formular (Stand 3_2024) mit Ihrer Quartalsabrechnung einzureichen.
Die Sammelerklärung wird Ihnen auf drei Wegen zur Verfügung gestellt:
- Ein Blankoformular erhalten Sie in der Anlage zu Ihrem Honorarbescheid
- Sammelerklärung zum direkten Download
- in unserem Online-Portal-einfach online ausfüllen, ausdrucken und unterschrieben an uns zurücksenden